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Purchase Orders brauche ich für Equipment-Mieten und Spezial-Anfragen. Wenn ich bestimmte Objektive oder Zubehör benötige, muss das über ein PO laufen, damit die Produktion es bezahlen kann.
Documento formal de una compañía de producción para autorizar compras de bienes o servicios de proveedores – crea un contrato legal con especificación de artículos, cantidades, precios y términos de entrega, esencial para el seguimiento presupuestario, cumplimiento contable y procesamiento de pagos de proveedores.
¿Qué es una Orden de Compra (Purchase Order)?
Una Orden de Compra (PO, por sus siglas en inglés) es un documento formal de pedido que una productora emite a un proveedor. Autoriza la compra de bienes o servicios y crea un contrato legal entre ambas partes.
Principio Básico
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Tipo | Documento formal |
| Propósito | Autorización de compra |
| Legal | Contrato vinculante |
| Seguimiento | Control presupuestario |
Contenido de una PO
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Número de PO | ID único |
| Proveedor | Vendedor |
| Artículos | Bienes/Servicios |
| Monto | Costo |
Campos Estándar
| Campo | Información |
|---|---|
| Fecha | Fecha de emisión |
| Fecha de entrega | Cuándo se necesita |
| Dirección de entrega | A dónde |
| Condiciones de pago | Neto 30, etc. |
Proceso de PO
| Paso | Descripción |
|---|---|
| 1. Solicitud | El departamento informa la necesidad |
| 2. Aprobación | UPM/Productor aprueba |
| 3. Emisión | Se crea la PO |
| 4. Entrega | Se recibe el bien/servicio |
| 5. Pago | Después de la factura |
Jerarquía de Aprobación
| Monto | Aprobado por |
|---|---|
| < €500 | Jefe de Departamento |
| €500-5.000 | UPM |
| > €5.000 | Productor |
| Mayor | Estudio/Financiero |
PO vs. Caja Menor
| Aspecto | PO | Caja Menor |
|---|---|---|
| Monto | Mayor | Pequeño |
| Formalidad | Alta | Baja |
| Seguimiento | Documentado | Recibos |
| Uso | Planificado | Ad-hoc |
Categorías Típicas de PO
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Equipo | Cámara, iluminación |
| Materiales | Construcción de sets, props |
| Servicios | Catering, transporte |
| Alquileres | Vehículos, locaciones |
Relación con el Proveedor
| Aspecto | Significado |
|---|---|
| Contrato | La PO es un contrato |
| Precio fijo | Fija los costos |
| Fecha de entrega | Vinculante |
| Devolución | Regulada |
Integración Presupuestaria
| Función | Descripción |
|---|---|
| Códigos de Cuenta | Asignación a partidas presupuestarias |
| Costos Comprometidos | Reservados previamente |
| Costos Reales | Después de la entrega |
| Variación | Desviaciones |
Flujo de Trabajo Contable
| Fase | Acción |
|---|---|
| Compromiso | Se crea la PO |
| Recepción | Se confirma la entrega |
| Factura | Se recibe la factura |
| Pago | Se realiza el pago |
PO Global (Blanket PO)
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Definición | Pedido marco |
| Uso | Compras recurrentes |
| Límite | Monto máximo |
| Duración | Por la duración de la producción |
Órdenes de Modificación (Change Orders)
| Situación | Proceso |
|---|---|
| Se necesita más | Modificación |
| Se necesita menos | Reducción |
| Cancelación | Cancelación |
| Documentación | Siempre por escrito |
Herramientas de Software
| Herramienta | Función |
|---|---|
| EP/PSL | Contabilidad de Producción |
| Vista | Nómina y Cuentas por Pagar |
| QuickBooks | Producciones más pequeñas |
| Excel | Seguimiento básico |
Gestión Documental
| Aspecto | Mejor Práctica |
|---|---|
| Numeración | Secuencial |
| Archivo | Cronológico |
| Respaldo | Digital + Impreso |
| Archivo | Después del rodaje |
Aspectos Legales
| Elemento | Importancia |
|---|---|
| Firmas | Autorizadas |
| Términos | Claramente definidos |
| Disputa | Base para la resolución |
| Auditoría | Trazable |
Errores Comunes
| Error | Prevención |
|---|---|
| Sin PO | Siempre antes de comprar |
| Monto incorrecto | Verificar cuidadosamente |
| Códigos faltantes | Asignar cuenta |
| Retraso | Antes de la entrega |
Mejores Prácticas
| Práctica | Razón |
|---|---|
| Antes de ordenar | Autorización |
| Detallado | Claridad |
| Documentado | Rastro de auditoría |
| Comunicado | Todos informados |
Hoy
Las Órdenes de Compra siguen siendo una herramienta fundamental de la contabilidad de producción. Los sistemas digitales han agilizado el proceso, pero los principios básicos – autorización, documentación, control presupuestario – siguen siendo esenciales. Un sistema de PO bien funcionando es la base para el control financiero en cualquier producción.
Desde los oficios
Perspectivas
Director
Purchase Orders sind der formale Weg, wie meine kreativen Anforderungen zu Budget-Ausgaben werden. Props, Set-Elemente, spezielle Ausrüstung – alles braucht ein PO.
Productor
Purchase Orders sind mein Kontrollmechanismus für das Budget. Jede Ausgabe muss autorisiert werden, bevor sie getätigt wird. Das PO-System gibt mir Übersicht über alle Kosten.
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