Production Accounting

La contabilidad de producción es la contabilidad que acompaña a la producción en lugar de calcularla a posteriori. El contable de producción —en producciones más grandes, un departamento propio— registra cada gasto contra la partida presupuestaria de la que se paga: honorarios, alquiler de localizaciones, equipo, catering, gastos de viaje. La base es el presupuesto aprobado; la herramienta es el plan de cuentas, en el que cada partida tiene un número y cada justificante se asigna a un número.

Informes de Costes, Órdenes de Compra y Liquidaciones Diarias

El documento central es el Informe de Costes (Cost Report), generalmente semanal: presenta, por partida presupuestaria, lo que se ha gastado, lo que está comprometido contractualmente y lo que, según el estado actual, aún se espera hasta el final del rodaje —los Costes Finales Estimados (Estimated Final Costs). Para que no haya sorpresas, el dinero fluye a través de las Órdenes de Compra (Purchase Orders): antes de que un departamento pida algo, el gasto se registra como PO y se aprueba, de modo que sea visible en el informe antes de que exista la factura. A esto se suman las liquidaciones diarias —horas extras, suplementos, dietas, pequeños justificantes de la caja chica—, que se registran a diario porque, de lo contrario, al final de la semana de rodaje se sumarían a una cifra que nadie podría asignar.

Relación con el Productor Ejecutivo y la Dirección de Producción

El contable de producción no decide en qué se gasta el dinero —eso lo hacen el productor ejecutivo o la dirección de producción—. Él les proporciona las cifras con las que pueden tomar decisiones: si el Informe de Costes indica que los gastos de localización se están disparando, el productor ejecutivo puede contrarrestarlo mientras aún queden días de rodaje. Por eso, la información de los Informes de Costes rige el plan de rodaje: un día adicional en una localización cara, una noche adicional, un día de reserva por mal tiempo —si eso es posible, lo responde el informe, no la intuición. Las producciones cuya contabilidad va con dos semanas de retraso toman decisiones sobre el plan de rodaje a ciegas.

• Crear las Órdenes de Compra (POs) antes del pedido, no después de la factura — de lo contrario, el Informe de Costes mostrará el pasado en lugar del estado actual.
• Tomar en serio los Costes Finales Estimados (Estimated Final Costs): la pregunta nunca es "¿Cuánto hemos gastado?", sino "¿Dónde acabaremos al final?".
• Liquidar diariamente las cajas chicas y los pequeños justificantes — individualmente son inofensivos y en suma son la desviación inexplicable más frecuente.