Formelles Dokument einer Produktionsfirma zur Autorisierung von Waren- oder Dienstleistungskäufen von Lieferanten – schafft einen rechtlichen Vertrag mit Spezifikation von Artikeln, Mengen, Preisen und Lieferbedingungen, essentiell für Budget-Tracking, Buchhaltungs-Compliance und Lieferanten-Zahlungsabwicklung.
Was ist ein Purchase Order?
Ein Purchase Order (PO) ist ein formelles Bestelldokument, das eine Produktionsfirma an einen Lieferanten ausstellt. Es autorisiert den Kauf von Waren oder Dienstleistungen und schafft einen rechtlichen Vertrag zwischen beiden Parteien.
Grundprinzip
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Formelles Dokument |
| Zweck | Kaufautorisierung |
| Rechtlich | Bindender Vertrag |
| Tracking | Budget-Kontrolle |
PO-Inhalte
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| PO-Nummer | Eindeutige ID |
| Vendor | Lieferant |
| Items | Waren/Dienstleistungen |
| Betrag | Kosten |
Standard-Felder
| Feld | Information |
|---|---|
| Datum | Ausstellungsdatum |
| Liefertermin | Wann benötigt |
| Lieferadresse | Wohin |
| Zahlungsbedingungen | Net 30, etc. |
PO-Prozess
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Request | Department meldet Bedarf |
| 2. Approval | UPM/Producer genehmigt |
| 3. Ausstellung | PO wird erstellt |
| 4. Lieferung | Ware/Service erhalten |
| 5. Zahlung | Nach Rechnung |
Approval-Hierarchie
| Betrag | Genehmigung durch |
|---|---|
| < €500 | Department Head |
| €500-5.000 | UPM |
| > €5.000 | Producer |
| Major | Studio/Financier |
PO vs. Petty Cash
| Aspekt | PO | Petty Cash |
|---|---|---|
| Betrag | Größer | Klein |
| Formalität | Hoch | Gering |
| Tracking | Dokumentiert | Belege |
| Verwendung | Geplant | Ad-hoc |
Typische PO-Kategorien
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Equipment | Kamera, Licht |
| Materials | Set-Bau, Props |
| Services | Catering, Transport |
| Rentals | Fahrzeuge, Locations |
Vendor-Beziehung
| Aspekt | Bedeutung |
|---|---|
| Vertrag | PO ist Vertrag |
| Preis-Lock | Fixiert Kosten |
| Liefertermin | Verbindlich |
| Rückgabe | Geregelt |
Budget-Integration
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Account Codes | Zuordnung zu Budget-Posten |
| Committed Costs | Vorab gebucht |
| Actual Costs | Nach Lieferung |
| Variance | Abweichungen |
Accounting-Workflow
| Phase | Aktion |
|---|---|
| Commitment | PO erstellt |
| Receipt | Lieferung bestätigt |
| Invoice | Rechnung empfangen |
| Payment | Zahlung ausgeführt |
Blanket PO
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Definition | Rahmenbestellung |
| Verwendung | Wiederkehrende Käufe |
| Limit | Maximalbetrag |
| Laufzeit | Für Produktionsdauer |
Change Orders
| Situation | Prozess |
|---|---|
| Mehr benötigt | Amendment |
| Weniger | Reduzierung |
| Stornierung | Cancellation |
| Dokumentation | Immer schriftlich |
Software-Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| EP/PSL | Production Accounting |
| Vista | Payroll & AP |
| QuickBooks | Smaller Productions |
| Excel | Basic Tracking |
Dokumenten-Management
| Aspekt | Best Practice |
|---|---|
| Nummerierung | Sequentiell |
| Filing | Chronologisch |
| Backup | Digital + Print |
| Archiv | Nach Wrap |
Rechtliche Aspekte
| Element | Wichtigkeit |
|---|---|
| Signaturen | Autorisiert |
| Terms | Klar definiert |
| Dispute | Basis für Klärung |
| Audit | Nachvollziehbar |
Häufige Fehler
| Fehler | Vermeidung |
|---|---|
| Kein PO | Immer vor Kauf |
| Falscher Betrag | Genau prüfen |
| Fehlende Codes | Account zuweisen |
| Verspätet | Vor Lieferung |
Best Practices
| Praxis | Grund |
|---|---|
| Vor Bestellung | Autorisierung |
| Detailliert | Klarheit |
| Dokumentiert | Audit Trail |
| Kommuniziert | Alle informiert |
Heute
Purchase Orders bleiben fundamentales Werkzeug der Produktions-Buchhaltung. Digitale Systeme haben den Prozess beschleunigt, aber die Grundprinzipien – Autorisierung, Dokumentation, Budget-Kontrolle – sind unverändert essentiell. Ein gut funktionierendes PO-System ist die Basis für finanzielle Kontrolle auf jeder Produktion.