Relatório diário ou semanal de custos da produção — registra gastos por departamento, comparando orçamento com gasto real. Nenhum set funciona sem ele.
Você está no escritório de produção, o Line Producer te entrega uma planilha grossa — o relatório de custos da semana. Aqui convergem todas as despesas: o que o departamento de maquinistas gastou com materiais de pintura, quanto custou o catering, onde foram as horas extras da equipe. Isso não é contabilidade no sentido clássico. É controle em tempo real, e sem ele você não sabe se em quatro semanas estará falido ou se ainda tem margem.
No Daily Cost Report — o relatório diário — a produção registra suas despesas diretas: horas extras da equipe, materiais, taxas de locação, catering, transporte. Cada departamento carrega suas faturas, o Production Manager as consolida. No Relatório Semanal, é feita uma projeção: se esta semana está 15.000 euros acima do orçamento, como será a conta em quatro semanas? Compara-se o Earned Value (O que eu filmei em comparação com o plano de custos?) com os Actual Costs (O que eu realmente gastei?). Se houver uma lacuna, você precisa reagir — cortar cenas, otimizar a equipe, procurar locações mais baratas.
A estrutura segue quase sempre o Production Budget: em cima os custos Below-the-Line (equipe, equipamento, locações), embaixo as contingências. O relatório não mostra apenas números absolutos, mas também desvios — a chamada Variance. Mais ou menos porcentagem, colorida em vermelho ou verde. Um bom relatório de custos não é pessimista, mas um sistema de alerta precoce. Você reconhece tendências: o catering está constantemente acima do previsto? Então você renegocia. Os dias de locação duram mais do que o planejado? Então você pergunta ao diretor se as cenas podem ser combinadas.
O traiçoeiro: o relatório sempre fica um a três dias atrás da realidade. Faturas chegam com atraso, pagadores registram de forma assíncrona. Por isso, um Line Producer experiente confia em um Forecast — uma previsão baseada nas despesas até o momento e nos custos futuros conhecidos. O relatório é sua instância de controle, não seu oráculo vidente. No set, você muitas vezes percebe o drama primeiro: seu operador de boom precisa espontaneamente de 10 horas extras, o gaffer não encontra os cabos planejados — tais coisas aparecerão no relatório amanhã. Quem lê e reage a tempo mantém seu projeto vivo.