Pequeño fondo de efectivo de departamentos de producción para gastos menores inmediatos – permite pagos rápidos de artículos inesperados como cuotas de estacionamiento, propinas, materiales pequeños o compras de emergencia sin procesos formales de orden de compra o retrasos contables.
¿Qué es el Petty Cash?
El Petty Cash (caja chica/caja chica de producción) es un fondo de efectivo para gastos menores en producciones cinematográficas. Permite el pago rápido de gastos pequeños inesperados o urgentes sin demoras burocráticas.
Principio Básico
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Propósito | Pagar gastos menores en efectivo |
| Monto | Limitado, repuesto regularmente |
| Administración | Jefe de departamento o coordinador |
| Documentación | Se requieren recibos |
Montos Típicos
| Tamaño de Producción | Petty Cash |
|---|---|
| Bajo Presupuesto | $200-500 |
| Presupuesto Medio | $500-2,000 |
| Producción Mayor | $2,000-10,000 |
| Por Departamento | Varía |
¿Para qué se utiliza?
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Estacionamiento | Parquímetros, lotes |
| Propinas | Personal de servicio |
| Suministros de Emergencia | Cinta, baterías |
| Compras Pequeñas | Por debajo del límite |
Específico por Departamento
| Departamento | Gastos Típicos |
|---|---|
| Cámara | Cinta, piezas pequeñas |
| Grip | Hardware, clips |
| Eléctrico | Bombillas, geles |
| Utilería (Props) | Atrezzo pequeño |
| Decoración de Set | Artículos decorativos |
Administración
| Paso | Descripción |
|---|---|
| Emisión | Desde la Oficina de Producción |
| Seguimiento | Registrar cada gasto |
| Recibos | Siempre recopilar |
| Conciliación | Revisar regularmente |
| Reposición | Rellenar según sea necesario |
Sobre de Petty Cash
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Efectivo | Saldo actual |
| Recibos | Para gastos |
| Hoja de Registro | Documentación |
| Suma | Siempre = Monto inicial |
Obligación de Recibo
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Recibo | Por cada gasto |
| Descripción | Qué, para qué |
| Firma | Quién gastó |
| Fecha | Cuándo |
Fórmula de Liquidación
| Elemento | Cálculo |
|---|---|
| Monto Inicial | $500 |
| - Gastos | (Recibos) $327 |
| = Efectivo | $173 |
| Total | Debe sumar $500 |
Límite por Gasto
| Monto | Requisito |
|---|---|
| Menos de $50 | Solo recibo |
| $50-100 | Recibo + Aprobación |
| Más de $100 | Orden de Compra Formal |
| Varía | Según la producción |
Reposición
| Paso | Descripción |
|---|---|
| 1 | Recopilar recibos |
| 2 | Informe de Petty Cash |
| 3 | A Contabilidad |
| 4 | Cheque o Efectivo |
| 5 | Rellenar la caja |
Rol del Contador de Producción
| Tarea | Descripción |
|---|---|
| Emisión | Fondo inicial |
| Control | Verificación regular |
| Conciliación | Revisión |
| Seguimiento | Dentro del presupuesto |
Mejores Prácticas
| Práctica | Razón |
|---|---|
| Conciliar diariamente | Control |
| Todos los recibos | Sin excepciones |
| Cumplir límites | Control presupuestario |
| Almacenamiento seguro | Protección del efectivo |
Problemas Comunes
| Problema | Solución |
|---|---|
| Recibos faltantes | Protocolo con testigos |
| Exceder límite | Obtener aprobación |
| Diferencia de caja | Aclarar inmediatamente |
| Abuso | Endurecer controles |
¿Qué NO se cubre con Petty Cash?
| Categoría | Razón |
|---|---|
| Gastos personales | No permitido |
| Compras grandes | Se requiere OC |
| Anticipos de sueldo | Proceso diferente |
| Alquiler de equipo | Alquiler formal |
Documentación
| Documento | Contenido |
|---|---|
| Registro de Petty Cash | Todas las transacciones |
| Recibos | Recibos originales |
| Informe | Resumen |
| Hoja de Firma de Salida | Al entregar |
Liquidación Final
| Paso | Descripción |
|---|---|
| Todos los recibos | Presentar completos |
| Restante devuelto | A Producción |
| Informe Final | Contabilidad total |
| Firma | Confirmación |
Relevancia Fiscal
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Documentación | Esencial para auditoría |
| Gasto de Negocio | Deducible |
| Conservar recibos | Años después de la producción |
| Cumplimiento | Normativas fiscales |
Internacional
| Región | Particularidad |
|---|---|
| EE.UU. | Sistema estándar |
| Reino Unido | Llamado "Float" |
| Alemania | Handkasse, más estricto |
| Canadá | Similar a EE.UU. |
Mejores Prácticas
| Práctica | Razón |
|---|---|
| Montos pequeños | Mantenerse por debajo del límite |
| Recibos inmediatos | No olvidar |
| Liquidar regularmente | Mantener el control |
| Almacenar de forma segura | Proteger el efectivo |
Hoy
El Petty Cash sigue siendo una herramienta indispensable en la producción cinematográfica. A pesar de los crecientes pagos digitales, siempre hay situaciones que requieren un pago inmediato en efectivo. La gestión y documentación cuidadosas del Petty Cash son esenciales para el control presupuestario y el cumplimiento en la contabilidad de producción.