Registro diario o semanal de gastos de producción — controla gastos por departamento, comparando presupuesto con gastos reales. La biblia de producción: ningún rodaje funciona sin ella.
Estás en la oficina de producción, el productor ejecutivo te pasa una gruesa hoja de Excel: el informe de costes de la semana. Aquí se concentran todos los gastos: lo que el departamento de grips ha pagado por materiales de pintura, cuánto ha costado el catering, dónde se han acumulado las horas extras de la tripulación. Esto no es contabilidad en el sentido clásico. Es control en tiempo real, y sin él, no sabes si te quedarás en bancarrota en cuatro semanas o si todavía tienes margen.
En el Daily Cost Report —el informe diario—, la producción registra sus gastos directos: horas extras de la tripulación, materiales, tarifas de localización, catering, transporte. Cada departamento sube sus facturas, el jefe de producción las consolida. En el informe semanal se proyecta: si esta semana se supera el presupuesto en 15.000 euros, ¿cómo se verá la cuenta en cuatro semanas? Se compara el Valor Ganado (¿Qué he rodado en comparación con el plan de costes?) con los Costes Reales (¿Qué he gastado realmente?). Si hay una brecha, tienes que reaccionar: eliminar escenas, optimizar la tripulación, buscar localizaciones más baratas.
La estructura sigue casi siempre el Presupuesto de Producción: arriba los costes Below-the-Line (tripulación, equipo, localizaciones), abajo las contingencias. El informe no solo muestra cifras absolutas, sino también desviaciones —la llamada Varianza. Porcentaje positivo o negativo, coloreado en rojo o verde. Un buen informe de costes no es pesimismo, sino un sistema de alerta temprana. Reconoces tendencias: ¿el catering supera constantemente el presupuesto? Entonces negocias de nuevo. ¿Los días de localización duran más de lo planeado? Entonces le preguntas al director si se pueden combinar escenas.
Lo traicionero: el informe siempre va con uno o tres días de retraso respecto a la realidad. Las facturas llegan con retraso, los pagadores registran de forma asíncrona. Por eso, un productor ejecutivo experimentado se basa en un Forecast —una previsión basada en los gastos hasta la fecha y los costes futuros conocidos. El informe es tu instancia de control, no tu oráculo adivino. En el set, a menudo eres el primero en notar el drama: tu operador de pértiga necesita espontáneamente 10 horas extras, el jefe de eléctricos no encuentra los cables planeados; esas cosas aparecerán mañana en el informe. Quien lee y reacciona a tiempo, mantiene su proyecto con vida.