Production Accounting

Production Accounting é a contabilidade que acompanha a produção em tempo real, em vez de apurar os gastos após a sua conclusão. O Production Accountant — em produções maiores, um departamento próprio — registra cada despesa em relação à posição orçamentária da qual ela é paga: cachês, aluguéis de locações, equipamentos, catering, despesas de viagem. A base é o orçamento aprovado; a ferramenta é o plano de contas, no qual cada posição tem um número e cada comprovante é associado a um número.

Relatórios de Custos, Pedidos de Compra e Acertos Diários

O documento central é o Relatório de Custos (Cost Report), geralmente semanal: ele compara, por posição orçamentária, o que foi gasto, o que está contratualmente comprometido e o que, de acordo com a situação atual, ainda virá até o final das filmagens — os Custos Finais Estimados (Estimated Final Costs). Para que não haja surpresas, o dinheiro circula através de Pedidos de Compra (Purchase Orders - POs): antes que um departamento encomende algo, a despesa é registrada como PO e aprovada, tornando-se visível no relatório antes mesmo de a fatura existir. A isso se somam os acertos diários — horas extras, adicionais, despesas, pequenos comprovantes de caixa — que são registrados diariamente, pois, caso contrário, ao final da semana de filmagem, somam-se em um valor que ninguém mais consegue identificar.

Relação com o Line Producer e a Direção de Produção

O Production Accountant não decide com o que o dinheiro será gasto — isso é feito pelo Line Producer ou pela Direção de Produção. Ele fornece a eles os números com os quais eles podem decidir: se o Relatório de Custos indicar que os custos de locação estão fora de controle, o Line Producer pode intervir enquanto ainda houver dias de filmagem restantes. Por isso, o Relatório de Custos governa o cronograma de filmagem: um dia extra em uma locação cara, um adicional noturno adicional, um dia de adiamento por mau tempo — se isso é possível, o relatório responde, não o instinto. Produções cuja contabilidade está duas semanas atrasada tomam decisões de cronograma de filmagem no escuro.

• Criar os Pedidos de Compra (POs) antes da encomenda, não após a fatura — caso contrário, o Relatório de Custos mostrará o passado em vez do presente.
• Levar a sério os Custos Finais Estimados (Estimated Final Costs): a pergunta nunca é "Quanto gastamos?", mas sim "Onde vamos parar no final?".
• Fazer com que os caixas e pequenos comprovantes sejam acertados diariamente — eles são inofensivos individualmente e, em soma, a mais frequente fonte de desvio inexplicado.