Kameramann
Petty Cash rettet den Tag, wenn wir schnell Gaffer-Tape oder eine Ersatzbatterie brauchen. Kein Warten auf Genehmigungen – der 2nd AC holt es einfach.
Kleine Barkasse der Produktionsabteilungen für geringfügige sofortige Ausgaben – ermöglicht schnelle Bezahlung unerwarteter Posten wie Parkgebühren, Trinkgelder, Kleinmaterial oder Notfallkäufe ohne formelle Bestellprozesse oder Buchhaltungsverzögerungen.
Was ist Petty Cash?
Petty Cash (Handkasse) ist ein Bargeld-Fund für Kleinausgaben bei Filmproduktionen. Er ermöglicht schnelle Bezahlung unerwarteter oder dringender kleiner Ausgaben ohne bürokratische Verzögerungen.
Grundprinzip
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Zweck | Kleinausgaben bar bezahlen |
| Betrag | Begrenzt, regelmäßig aufgefüllt |
| Verwaltung | Department-Head oder Coordinator |
| Dokumentation | Belege erforderlich |
Typische Beträge
| Produktionsgröße | Petty Cash |
|---|---|
| Low-Budget | $200-500 |
| Mid-Budget | $500-2,000 |
| Major Production | $2,000-10,000 |
| Pro Department | Variiert |
Wofür verwendet?
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Parkgebühren | Meter, Lots |
| Trinkgelder | Service-Personal |
| Notfall-Supplies | Tape, Batterien |
| Kleine Käufe | Unter Limit |
Department-spezifisch
| Department | Typische Ausgaben |
|---|---|
| Kamera | Tape, kleine Teile |
| Grip | Hardware, Clips |
| Electric | Glühbirnen, Gels |
| Props | Kleinrequisiten |
| Set Dressing | Deko-Artikel |
Verwaltung
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Ausgabe | Von Production Office |
| Tracking | Jede Ausgabe notieren |
| Belege | Immer sammeln |
| Reconciliation | Regelmäßig abgleichen |
| Replenishment | Auffüllen bei Bedarf |
Petty Cash Envelope
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Bargeld | Aktueller Stand |
| Belege | Für Ausgaben |
| Log Sheet | Dokumentation |
| Summe | Immer = Anfangsbetrag |
Belegpflicht
| Anforderung | Beschreibung |
|---|---|
| Receipt | Für jede Ausgabe |
| Beschreibung | Was, wofür |
| Unterschrift | Wer ausgegeben hat |
| Datum | Wann |
Abrechnungsformel
| Element | Berechnung |
|---|---|
| Startbetrag | $500 |
| - Ausgaben | (Belege) $327 |
| = Bargeld | $173 |
| Total | Muss $500 ergeben |
Limit pro Ausgabe
| Betrag | Anforderung |
|---|---|
| Unter $50 | Nur Beleg |
| $50-100 | Beleg + Genehmigung |
| Über $100 | Formal Purchase Order |
| Variiert | Nach Produktion |
Replenishment
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Belege sammeln |
| 2 | Petty Cash Report |
| 3 | An Accounting |
| 4 | Check oder Cash |
| 5 | Kasse auffüllen |
Production Accountant Rolle
| Aufgabe | Beschreibung |
|---|---|
| Ausgabe | Initial Fund |
| Kontrolle | Regelmäßige Prüfung |
| Reconciliation | Abgleich |
| Tracking | Im Budget |
Best Practices
| Praxis | Grund |
|---|---|
| Täglich abgleichen | Kontrolle |
| Alle Belege | Keine Ausnahmen |
| Limits einhalten | Budget-Kontrolle |
| Sichere Aufbewahrung | Bargeld-Schutz |
Häufige Probleme
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Fehlende Belege | Protokoll mit Zeugen |
| Über Limit | Genehmigung einholen |
| Kassendifferenz | Sofort klären |
| Missbrauch | Kontrollen verschärfen |
Was NICHT von Petty Cash
| Kategorie | Grund |
|---|---|
| Persönliche Ausgaben | Nicht erlaubt |
| Große Einkäufe | PO erforderlich |
| Lohnvorschüsse | Anderer Prozess |
| Equipment-Miete | Formal Rental |
Dokumentation
| Dokument | Inhalt |
|---|---|
| Petty Cash Log | Alle Transaktionen |
| Receipts | Original-Belege |
| Report | Zusammenfassung |
| Sign-Out Sheet | Bei Übergabe |
Wrap-Abrechnung
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Alle Belege | Vollständig einreichen |
| Rest zurück | An Production |
| Final Report | Gesamt-Accounting |
| Unterschrift | Bestätigung |
Steuerrelevanz
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumentation | Für Audit essentiell |
| Business Expense | Absetzbar |
| Belege aufbewahren | Jahre nach Produktion |
| Compliance | Steuervorschriften |
International
| Region | Besonderheit |
|---|---|
| USA | Standard-System |
| UK | "Float" genannt |
| Deutschland | Handkasse, strenger |
| Kanada | Similar to US |
Best Practices
| Praxis | Grund |
|---|---|
| Kleine Beträge | Unter Limit bleiben |
| Sofortige Belege | Nicht vergessen |
| Regelmäßig abrechnen | Überblick behalten |
| Sicher aufbewahren | Bargeld schützen |
Heute
Petty Cash bleibt ein unverzichtbares Werkzeug in der Filmproduktion. Trotz zunehmender digitaler Zahlungen gibt es immer Situationen, die sofortige Barzahlung erfordern. Die sorgfältige Verwaltung und Dokumentation von Petty Cash ist essentiell für Budget-Kontrolle und Compliance in der Produktionsbuchhaltung.
Aus den Gewerken
Perspektiven
Regisseur
Ich muss mir über Petty Cash keine Gedanken machen – das ist Produktions-Sache. Aber ich weiß, dass kleine Probleme damit schnell gelöst werden können.
Produzent
Petty Cash ist essentiell für reibungslose Produktion. Richtig verwaltet, hält es den Betrieb flüssig. Schlecht kontrolliert, wird es zum Leck im Budget.
Im Lexikon weiter
Verwandte Begriffe
Wissen testen
Quiz
1. Zu welchem Department gehört „Handkasse / Barkasse / Portokasse"?
2. Wie viele verschiedene Fachperspektiven bietet dieser Eintrag?