Production Accounting

Production Accounting ist die Buchhaltung, die mit der Produktion mitläuft statt ihr hinterherzurechnen. Der Production Accountant — bei größeren Produktionen ein eigenes Department — erfasst jede Ausgabe gegen die Budgetposition, aus der sie bezahlt wird: Gagen, Motivmieten, Technik, Catering, Reisekosten. Grundlage ist das freigegebene Budget; das Werkzeug ist der Kontenrahmen, in dem jede Position eine Nummer hat und jeder Beleg einer Nummer zugeordnet wird.

Cost Reports, POs und Tagesabrechnungen

Das zentrale Dokument ist der Cost Report, meist wöchentlich: Er stellt pro Budgetposition gegenüber, was ausgegeben ist, was vertraglich gebunden ist und was nach heutigem Stand bis Drehschluss noch kommt — die Estimated Final Costs. Damit dort keine Überraschungen stehen, läuft Geld über Purchase Orders: Bevor ein Department etwas bestellt, wird die Ausgabe als PO angelegt und genehmigt, so ist sie im Report sichtbar, bevor die Rechnung existiert. Dazu kommen die Tagesabrechnungen — Überstunden, Zuschläge, Spesen, Kleinbelege aus der Handkasse —, die täglich erfasst werden, weil sie sich sonst am Ende der Drehwoche zu einer Zahl addieren, die niemand mehr zuordnen kann.

Verhältnis zu Line Producer und Produktionsleitung

Der Production Accountant entscheidet nicht, wofür Geld ausgegeben wird — das tun Line Producer beziehungsweise Produktionsleitung. Er liefert ihnen die Zahlen, mit denen sie entscheiden können: Steht im Cost Report, dass die Motivkosten davonlaufen, kann der Line Producer gegensteuern, solange noch Drehtage übrig sind. Deshalb regiert das Cost Reporting den Drehplan mit: Ein Mehrtag am teuren Motiv, eine zusätzliche Nachtpauschale, ein Wetter-Ausweichtag — ob das geht, beantwortet der Report, nicht das Bauchgefühl. Produktionen, deren Buchhaltung zwei Wochen hinterherhängt, treffen Drehplan-Entscheidungen im Blindflug.

• POs vor der Bestellung anlegen, nicht nach der Rechnung — sonst zeigt der Cost Report die Vergangenheit statt den Stand.
• Estimated Final Costs ernst nehmen: Die Frage ist nie „Was haben wir ausgegeben?“, sondern „Wo landen wir am Ende?“.
• Handkassen und Kleinbelege täglich abrechnen lassen — sie sind einzeln harmlos und in Summe die häufigste unerklärte Abweichung.