Production Accounting

La contabilità di produzione è la contabilità che accompagna la produzione invece di calcolarla a posteriori. Il Production Accountant — un dipartimento a sé stante nelle produzioni più grandi — registra ogni spesa rispetto alla posizione di budget da cui viene pagata: compensi, affitti location, attrezzature, catering, spese di viaggio. La base è il budget approvato; lo strumento è il piano dei conti, in cui ogni posizione ha un numero e ogni ricevuta viene assegnata a un numero.

Cost Report, PO e rendiconti giornalieri

Il documento centrale è il Cost Report, solitamente settimanale: confronta per ogni posizione di budget quanto è stato speso, quanto è contrattualmente vincolato e quanto si prevede di spendere fino alla fine delle riprese — gli Estimated Final Costs. Per evitare sorprese, il denaro passa attraverso gli Ordini di Acquisto (PO): prima che un dipartimento ordini qualcosa, la spesa viene registrata come PO e approvata, in modo che sia visibile nel report prima che la fattura esista. A ciò si aggiungono i rendiconti giornalieri — straordinari, maggiorazioni, rimborsi spese, piccole ricevute dalla cassa contanti — che vengono registrati quotidianamente, altrimenti a fine settimana di riprese si sommerebbero in una cifra che nessuno saprebbe più ricondurre.

Rapporto con il Line Producer e la direzione di produzione

Il Production Accountant non decide come vengono spesi i soldi — lo fanno il Line Producer o la direzione di produzione. Lui fornisce loro i dati con cui possono decidere: se il Cost Report indica che i costi delle location stanno sfuggendo di mano, il Line Producer può intervenire finché ci sono ancora giorni di ripresa. Per questo motivo, il Cost Reporting governa anche la pianificazione delle riprese: un giorno in più in una location costosa, un'indennità notturna aggiuntiva, un giorno di recupero per maltempo — se ciò sia fattibile, lo risponde il Report, non l'istinto. Le produzioni la cui contabilità è indietro di due settimane prendono decisioni sulla pianificazione delle riprese alla cieca.

• Creare i PO prima dell'ordine, non dopo la fattura — altrimenti il Cost Report mostra il passato invece dello stato attuale.
• Prendere sul serio gli Estimated Final Costs: la domanda non è mai "Quanto abbiamo speso?", ma "Dove finiremo alla fine?".
• Far rendicontare quotidianamente le casse contanti e le piccole ricevute — singolarmente sono innocue e in somma costituiscono la deviazione inspiegabile più frequente.