Production Accounting

प्रोडक्शन अकाउंटिंग वह बहीखाता है जो प्रोडक्शन के साथ-साथ चलता है, न कि उसके बाद हिसाब-किताब रखता है। प्रोडक्शन अकाउंटेंट — बड़े प्रोडक्शन्स में एक अलग डिपार्टमेंट — हर खर्च को बजट की उस मद के विरुद्ध दर्ज करता है जिससे उसका भुगतान किया जा रहा है: वेतन, लोकेशन किराया, उपकरण, खानपान, यात्रा व्यय। इसका आधार स्वीकृत बजट है; इसका उपकरण खाता ढांचा है, जिसमें हर मद का एक नंबर होता है और हर वाउचर को एक नंबर सौंपा जाता है।

लागत रिपोर्ट, पीओ और दैनिक निपटान

केंद्रीय दस्तावेज़ लागत रिपोर्ट है, जो आमतौर पर साप्ताहिक होती है: यह बजट की हर मद के लिए तुलना करती है कि कितना खर्च हुआ है, कितना अनुबंध द्वारा बाध्य है, और वर्तमान स्थिति के अनुसार शूटिंग समाप्त होने तक और कितना आने वाला है — अनुमानित अंतिम लागत। ताकि उसमें कोई आश्चर्य न हो, पैसा खरीद आदेशों (Purchase Orders) के माध्यम से चलता है: इससे पहले कि कोई डिपार्टमेंट कुछ ऑर्डर करे, खर्च को पीओ के रूप में दर्ज और अनुमोदित किया जाता है, इस प्रकार यह चालान (invoice) मौजूद होने से पहले ही रिपोर्ट में दिखाई देता है। इसके अलावा दैनिक निपटान भी होते हैं — ओवरटाइम, भत्ते, यात्रा भत्ता, हाथ से भुगतान किए गए छोटे चालान — जिन्हें दैनिक रूप से दर्ज किया जाता है, क्योंकि अन्यथा वे शूटिंग सप्ताह के अंत में एक ऐसी संख्या में जुड़ जाएंगे जिसे कोई भी फिर से नहीं जोड़ पाएगा।

लाइन प्रोड्यूसर और प्रोडक्शन मैनेजमेंट के साथ संबंध

प्रोडक्शन अकाउंटेंट यह तय नहीं करता है कि पैसा किस पर खर्च किया जाएगा — यह लाइन प्रोड्यूसर या प्रोडक्शन मैनेजमेंट करते हैं। वह उन्हें वह संख्याएं प्रदान करता है जिनके साथ वे निर्णय ले सकते हैं: यदि लागत रिपोर्ट में यह दिखाया गया है कि लोकेशन की लागत बढ़ रही है, तो लाइन प्रोड्यूसर तब तक नियंत्रण कर सकता है जब तक शूटिंग के दिन बाकी हैं। इसीलिए लागत रिपोर्टिंग शूटिंग शेड्यूल को नियंत्रित करती है: महंगी लोकेशन पर एक अतिरिक्त दिन, एक अतिरिक्त रात का भत्ता, एक मौसम-बदलने का दिन — क्या यह संभव है, इसका जवाब रिपोर्ट देती है, न कि सहज ज्ञान। जिन प्रोडक्शन्स की बहीखाता दो सप्ताह पीछे चल रही होती है, वे अंधेरे में शूटिंग शेड्यूल के निर्णय लेते हैं।

• चालान के बाद नहीं, बल्कि ऑर्डर करने से पहले पीओ बनाएं — अन्यथा लागत रिपोर्ट वर्तमान स्थिति के बजाय अतीत को दर्शाएगी।
• अनुमानित अंतिम लागतों को गंभीरता से लें: सवाल कभी यह नहीं होता "हमने कितना खर्च किया?", बल्कि "हम अंत में कहाँ पहुँचेंगे?"।
• दैनिक आधार पर हाथ से भुगतान और छोटे चालानों का निपटान करवाएं — वे व्यक्तिगत रूप से हानिरहित होते हैं और कुल मिलाकर सबसे आम अस्पष्टीकृत विचलन होते हैं।