Production Accounting

La comptabilité de production est la comptabilité qui accompagne la production au lieu de la suivre a posteriori. Le comptable de production — un département à part entière dans les plus grandes productions — enregistre chaque dépense par rapport à la ligne budgétaire à laquelle elle est imputée : salaires, loyers de lieux de tournage, matériel, restauration, frais de déplacement. La base est le budget approuvé ; l'outil est le plan comptable, dans lequel chaque poste a un numéro et chaque justificatif est attribué à un numéro.

Cost Reports, POs et décomptes journaliers

Le document central est le Cost Report, généralement hebdomadaire : il compare, par poste budgétaire, ce qui a été dépensé, ce qui est contractuellement engagé et ce qui est encore prévu jusqu'à la fin du tournage — les Estimated Final Costs. Pour éviter les surprises, l'argent passe par des Purchase Orders (PO) : avant qu'un département ne commande quoi que ce soit, la dépense est enregistrée comme PO et approuvée, elle est ainsi visible dans le rapport avant même que la facture n'existe. À cela s'ajoutent les décomptes journaliers — heures supplémentaires, majorations, frais, petites dépenses réglées en espèces — qui sont enregistrés quotidiennement, car sinon, à la fin de la semaine de tournage, ils s'additionneraient en un chiffre que personne ne pourrait plus attribuer.

Relation avec le Line Producer et la direction de production

Le comptable de production ne décide pas des dépenses — ce sont le Line Producer ou la direction de production qui le font. Il leur fournit les chiffres qui leur permettent de décider : si le Cost Report indique que les coûts des lieux de tournage s'envolent, le Line Producer peut réagir tant qu'il reste des jours de tournage. C'est pourquoi le reporting des coûts régit le planning de tournage : une journée supplémentaire sur un lieu coûteux, une nuit supplémentaire, un jour de report météo — le rapport répond à la question de savoir si c'est possible, pas le sentiment. Les productions dont la comptabilité a deux semaines de retard prennent des décisions de planning de tournage à l'aveugle.

• Créer les PO avant la commande, pas après la facture — sinon le Cost Report montre le passé au lieu de la situation actuelle.
• Prendre au sérieux les Estimated Final Costs : la question n'est jamais « Qu'avons-nous dépensé ? », mais « Où allons-nous atterrir à la fin ? ».
• Faire régler les caisses de petite caisse et les petites dépenses quotidiennement — elles sont individuellement sans conséquence et constituent en somme la déviation inexpliquée la plus fréquente.