生产部门的小现金基金，用于较小的立即支出——允许快速支付停车费、小费、小物品或紧急购买等意外项目，无需正式的采购订单流程或会计延迟。
什么是备用金？
备用金（Petty Cash）是电影制作中用于小额开支的现金储备。它能够快速支付意料之外或紧急的小额费用，而无需经过繁琐的审批流程。
基本原则
| 方面 | 描述 |
|---|---|
| 目的 | 用现金支付小额开支 |
| 金额 | 有限，定期补充 |
| 管理 | 部门主管或协调员 |
| 记录 | 需要收据 |
典型金额
| 制作规模 | 备用金 |
|---|---|
| 低预算 | $200-500 |
| 中等预算 | $500-2,000 |
| 大型制作 | $2,000-10,000 |
| 每个部门 | 视情况而定 |
用于何处？
| 类别 | 示例 |
|---|---|
| 停车费 | 咪表，停车场 |
| 小费 | 服务人员 |
| 应急用品 | 胶带，电池 |
| 小额购买 | 低于限额 |
部门特定
| 部门 | 典型开支 |
|---|---|
| 摄影 | 胶带，小零件 |
| 场务 | 五金件，夹子 |
| 灯光 | 灯泡，滤光片 |
| 道具 | 小道具 |
| 布景陈设 | 装饰品 |
管理
| 步骤 | 描述 |
|---|---|
| 支出 | 由制作办公室发放 |
| 追踪 | 记录每笔支出 |
| 收据 | 始终收集 |
| 核对 | 定期核算 |
| 补充 | 按需补充 |
备用金信封
| 要素 | 描述 |
|---|---|
| 现金 | 当前余额 |
| 收据 | 用于支出 |
| 记录表 | 文件记录 |
| 总计 | 始终等于初始金额 |
收据要求
| 要求 | 描述 |
|---|---|
| 收据 | 每笔支出都需要 |
| 描述 | 购买了什么，为何购买 |
| 签名 | 谁进行了支出 |
| 日期 | 何时 |
结算公式
| 要素 | 计算 |
|---|---|
| 起始金额 | $500 |
| - 支出 | (收据) $327 |
| = 现金 | $173 |
| 总计 | 必须等于 $500 |
单笔支出限额
| 金额 | 要求 |
|---|---|
| 低于 $50 | 只需收据 |
| $50-100 | 收据 + 批准 |
| 超过 $100 | 正式采购订单 |
| 视情况而定 | 根据制作 |
补充
| 步骤 | 描述 |
|---|---|
| 1 | 收集所有收据 |
| 2 | 备用金报告 |
| 3 | 提交给会计部 |
| 4 | 支票或现金 |
| 5 | 补充现金 |
制作会计的角色
| 职责 | 描述 |
|---|---|
| 发放 | 初始资金 |
| 检查 | 定期审查 |
| 核对 | 账目核算 |
| 追踪 | 在预算内 |
最佳实践
| 实践 | 原因 |
|---|---|
| 每日核对 | 控制 |
| 所有收据 | 无例外 |
| 遵守限额 | 预算控制 |
| 安全存放 | 现金保护 |
常见问题
| 问题 | 解决方案 |
|---|---|
| 缺少收据 | 证人记录 |
| 超出限额 | 获得批准 |
| 现金差异 | 立即解决 |
| 滥用 | 加强控制 |
备用金不用于
| 类别 | 原因 |
|---|---|
| 个人开支 | 不允许 |
| 大额采购 | 需要采购订单 |
| 预支工资 | 其他流程 |
| 设备租赁 | 正式租赁 |
记录
| 文件 | 内容 |
|---|---|
| 备用金记录表 | 所有交易 |
| 收据 | 原始凭证 |
| 报告 | 总结 |
| 签出表 | 交接时 |
制作收尾结算
| 步骤 | 描述 |
|---|---|
| 所有收据 | 完整提交 |
| 剩余款项退回 | 给制作部 |
| 最终报告 | 总会计 |
| 签名 | 确认 |
税务相关
| 方面 | 描述 |
|---|---|
| 记录 | 审计必需 |
| 业务开支 | 可抵税 |
| 保留收据 | 制作完成后多年 |
| 合规性 | 税务法规 |
国际
| 地区 | 特点 |
|---|---|
| 美国 | 标准系统 |
| 英国 | 称为“Float” |
| 德国 | Handkasse，更严格 |
| 加拿大 | 与美国类似 |
最佳实践
| 实践 | 原因 |
|---|---|
| 小额金额 | 保持在限额以下 |
| 立即收据 | 不要忘记 |
| 定期结算 | 保持概览 |
| 安全存放 | 保护现金 |
如今
备用金仍然是电影制作中不可或缺的工具。尽管数字支付日益普及，但总有一些情况需要立即用现金支付。妥善管理和记录备用金对于制作会计的预算控制和合规性至关重要。
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