Pequeno fundo em dinheiro mantido pelos departamentos de produção para despesas imediatas e menores – permite pagamento rápido de itens inesperados como estacionamento, gorjetas, pequenos materiais ou compras de emergência sem processos formais de pedido ou atrasos contábeis.
O que é Caixa de Despesas Pequenas?
Caixa de Despesas Pequenas (Petty Cash) é um fundo em dinheiro para pequenas despesas em produções cinematográficas. Ele permite o pagamento rápido de despesas inesperadas ou urgentes sem atrasos burocráticos.
Princípio Básico
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Propósito | Pagar pequenas despesas em dinheiro |
| Valor | Limitado, reabastecido regularmente |
| Administração | Chefe de Departamento ou Coordenador |
| Documentação | Recibos necessários |
Valores Típicos
| Tamanho da Produção | Caixa de Despesas Pequenas |
|---|---|
| Baixo Orçamento | $200-500 |
| Médio Orçamento | $500-2.000 |
| Grande Produção | $2.000-10.000 |
| Por Departamento | Varia |
Para que é Usado?
| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| Estacionamento | Parquímetros, estacionamentos |
| Gorjetas | Pessoal de serviço |
| Suprimentos de Emergência | Fita adesiva, baterias |
| Pequenas Compras | Abaixo do limite |
Específico por Departamento
| Departamento | Despesas Típicas |
|---|---|
| Câmera | Fita adesiva, peças pequenas |
| Grip | Ferragens, clipes |
| Elétrica | Lâmpadas, geles |
| Adereços (Props) | Adereços pequenos |
| Cenografia (Set Dressing) | Itens de decoração |
Administração
| Passo | Descrição |
|---|---|
| Emissão | Do Escritório de Produção |
| Rastreamento | Registrar cada despesa |
| Recibos | Sempre coletar |
| Conciliação | Verificar regularmente |
| Reabastecimento | Repor quando necessário |
Envelope de Caixa de Despesas Pequenas
| Elemento | Descrição |
|---|---|
| Dinheiro | Saldo atual |
| Recibos | Para despesas |
| Folha de Registro | Documentação |
| Total | Sempre = valor inicial |
Obrigatoriedade de Recibo
| Requisito | Descrição |
|---|---|
| Recibo | Para cada despesa |
| Descrição | O quê, para quê |
| Assinatura | Quem gastou |
| Data | Quando |
Fórmula de Cálculo
| Elemento | Cálculo |
|---|---|
| Valor Inicial | $500 |
| - Despesas | (Recibos) $327 |
| = Dinheiro | $173 |
| Total | Deve totalizar $500 |
Limite por Despesa
| Valor | Requisito |
|---|---|
| Abaixo de $50 | Apenas recibo |
| $50-100 | Recibo + aprovação |
| Acima de $100 | Ordem de Compra formal |
| Varia | Por produção |
Reabastecimento
| Passo | Descrição |
|---|---|
| 1 | Coletar recibos |
| 2 | Relatório de Caixa de Despesas Pequenas |
| 3 | Para o Departamento de Contabilidade |
| 4 | Cheque ou dinheiro |
| 5 | Reabastecer o caixa |
Papel do Contador de Produção
| Tarefa | Descrição |
|---|---|
| Emissão | Fundo inicial |
| Controle | Verificação regular |
| Conciliação | Comparação |
| Rastreamento | No orçamento |
Melhores Práticas
| Prática | Razão |
|---|---|
| Conciliar diariamente | Controle |
| Todos os recibos | Sem exceções |
| Respeitar os limites | Controle orçamentário |
| Armazenamento seguro | Proteção do dinheiro |
Problemas Comuns
| Problema | Solução |
|---|---|
| Recibos Faltando | Protocolo com testemunhas |
| Acima do Limite | Obter aprovação |
| Diferença de Caixa | Esclarecer imediatamente |
| Abuso | Apertar os controles |
O que NÃO é do Caixa de Despesas Pequenas
| Categoria | Razão |
|---|---|
| Despesas Pessoais | Não permitido |
| Grandes Compras | Ordem de Compra necessária |
| Adiantamentos Salariais | Processo diferente |
| Aluguel de Equipamento | Aluguel formal |
Documentação
| Documento | Conteúdo |
|---|---|
| Registro de Caixa de Despesas Pequenas | Todas as transações |
| Recibos | Recibos originais |
| Relatório | Resumo |
| Folha de Saída | Na entrega |
Fechamento da Produção
| Passo | Descrição |
|---|---|
| Todos os recibos | Enviar completamente |
| Restante de volta | Para a Produção |
| Relatório Final | Contabilidade total |
| Assinatura | Confirmação |
Relevância Fiscal
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Documentação | Essencial para auditoria |
| Despesa de Negócios | Dutível |
| Guardar recibos | Anos após a produção |
| Conformidade | Regulamentos fiscais |
Internacional
| Região | Particularidade |
|---|---|
| EUA | Sistema padrão |
| Reino Unido | Chamado de "Float" |
| Alemanha | Handkasse, mais rigoroso |
| Canadá | Similar aos EUA |
Melhores Práticas
| Prática | Razão |
|---|---|
| Pequenos valores | Manter abaixo do limite |
| Recibos imediatos | Não esquecer |
| Conciliar regularmente | Manter o controle |
| Guardar com segurança | Proteger o dinheiro |
Hoje
O Caixa de Despesas Pequenas continua sendo uma ferramenta indispensável na produção cinematográfica. Apesar do aumento dos pagamentos digitais, sempre haverá situações que exigem pagamento imediato em dinheiro. A gestão e documentação cuidadosas do Caixa de Despesas Pequenas são essenciais para o controle orçamentário e a conformidade na contabilidade de produção.