Produktionssekretär organisiert Kommunikation und Verwaltung am Set — Drehpläne, Callsheets und Koordination zwischen Abteilungen.
Technische Details
Der Produktionssekretär erstellt täglich Call Sheets mit präzisen Zeitangaben (meist im 15-Minuten-Takt), führt kontinuierlich Daily Production Reports mit Aufzeichnung von Drehzeiten, Materialverbrauch und Crew-Anwesenheit. Zu seinen standardisierten Dokumenten gehören Location Releases, Cast-Verfügbarkeitsbögen und Equipment-Checklisten mit bis zu 500 Einzelpositionen. Bei internationalen Produktionen koordiniert er zusätzlich Visa-Anträge, Arbeitserlaubnisse und Zollabfertigungen für Equipment-Transporte. Die Position gliedert sich in Produktionssekretär, Assistant Production Secretary und bei Großproduktionen zusätzlich Location Secretary.
Geschichte & Entwicklung
Die Funktion etablierte sich in den 1930er Jahren in Hollywood, als Studioproduktionen zunehmend komplexere Logistik erforderten. MGM führte 1934 als erstes Studio standardisierte Production Reports ein, die bis heute in ähnlicher Form verwendet werden. In Deutschland etablierte sich die Position erst in den 1960er Jahren mit dem Aufkommen der Autorenfilmbewegung und zunehmend dezentraler Produktionsstrukturen. Die Digitalisierung seit den 2000er Jahren erweiterte das Aufgabenfeld um Software-gestützte Planung mit Programmen wie Movie Magic Scheduling und StudioBinder.
Praxiseinsatz im Film
Bei "Das Boot" (1981) koordinierte der Produktionssekretär täglich die 47-köpfige Crew in den beengten U-Boot-Kulissen durch minutiös getaktete Bewegungspläne. Während der 254-tägigen Dreharbeiten zu "Cloud Atlas" (2012) synchronisierten drei Produktionssekretäre die parallelen Dreharbeiten in Deutschland und Spanien durch stündliche Status-Updates. Der Workflow umfasst morgendliche Department-Briefings um 6:00 Uhr, kontinuierliche Aktualisierung der Drehfortschritte und abendliche Wrap-Reports bis 22:00 Uhr. Herausforderungen entstehen bei Wetter-bedingten Planänderungen oder spontanen Umbesetzungen.
Vergleich & Alternativen
Während der Production Manager strategische Entscheidungen trifft, übernimmt der Produktionssekretär die operative Tageskoordination. Der Assistant Director konzentriert sich auf Set-Abläufe, der Produktionssekretär auf abteilungsübergreifende Organisation. Bei Low-Budget-Produktionen unter 500.000 Euro übernimmt oft der 2nd Assistant Director diese Funktion mit. Moderne Alternativen wie Production Coordinator Software reduzieren den Personalaufwand, erfordern jedoch 2-3 Wochen Einarbeitungszeit und kosten durchschnittlich 800 Euro monatlich pro Produktion.