Coordina l'organizzazione operativa giornaliera sul set attraverso la creazione di call sheet, rapporti di produzione giornalieri e checklist attrezzature fino a 500 voci.
Dettagli Tecnici
Il segretario di produzione crea i fogli di chiamata giornalieri con orari precisi (solitamente a intervalli di 15 minuti), gestisce continuamente i rapporti di produzione giornalieri registrando tempi di ripresa, consumo di materiale e presenza della troupe. La sua documentazione standardizzata include liberatorie per le location, fogli di disponibilità del cast e liste di controllo delle attrezzature con fino a 500 voci individuali. Nelle produzioni internazionali, coordina inoltre le richieste di visto, i permessi di lavoro e le procedure doganali per il trasporto delle attrezzature. La posizione si articola in segretario di produzione, assistente segretario di produzione e, nelle grandi produzioni, anche segretario di location.
Storia e Sviluppo
La funzione si è affermata negli anni '30 a Hollywood, quando le produzioni degli studi richiedevano una logistica sempre più complessa. La MGM fu il primo studio a introdurre nel 1934 rapporti di produzione standardizzati, che vengono ancora utilizzati in forma simile oggi. In Germania, la posizione si è affermata solo negli anni '60 con l'avvento del movimento del cinema d'autore e strutture produttive sempre più decentralizzate. La digitalizzazione a partire dagli anni 2000 ha ampliato il campo di attività con la pianificazione assistita da software, utilizzando programmi come Movie Magic Scheduling e StudioBinder.
Uso Pratico nel Cinema
In "U-Boot 96" (1981), il segretario di produzione coordinava quotidianamente la troupe di 47 persone negli angusti set del sottomarino attraverso piani di movimento meticolosamente cadenzati. Durante le 254 giornate di riprese di "Cloud Atlas" (2012), tre segretari di produzione hanno sincronizzato le riprese parallele in Germania e Spagna attraverso aggiornamenti di stato orari. Il flusso di lavoro comprende briefing mattutini dei dipartimenti alle 6:00, aggiornamenti continui sui progressi delle riprese e rapporti serali di chiusura fino alle 22:00. Le sfide sorgono in caso di modifiche al piano dovute al meteo o di riassegnazioni spontanee di ruoli.
Confronto e Alternative
Mentre il production manager prende decisioni strategiche, il segretario di produzione si occupa del coordinamento operativo giornaliero. L'assistente alla regia si concentra sulle operazioni sul set, il segretario di produzione sull'organizzazione inter-dipartimentale. Nelle produzioni a basso budget inferiori a 500.000 euro, questa funzione viene spesso svolta dal 2° assistente alla regia. Moderne alternative come software di coordinamento di produzione riducono il fabbisogno di personale, ma richiedono 2-3 settimane di formazione e costano in media 800 euro al mese per produzione.