Identificatore unico su ogni call sheet, permesso e fattura — sincronizza tutta la macchina. Un numero, tutto collegato.
Senza un chiaro numero di produzione, sul set non si muove nulla — è il tuo sistema di organizzazione per tutto il caos. Lo assegni il primo giorno di riprese e da quel momento in poi compare su ogni documento, ogni fattura, ogni buono per il materiale di scena, sui piani di lavorazione, nella gestione delle location, sui permessi. È un numero di quattro o cinque cifre (a volte anche alfanumerico, a seconda dello studio o della casa di produzione) che identifica in modo univoco l'intero tuo progetto — non solo per la tua produzione, ma anche per fornitori, noleggiatori e la contabilità.
In pratica funziona così: il production manager assegna il numero in accordo con la direzione aziendale. Viene registrato centralmente — nel sistema ERP, nel file del budget, nel database delle location. Chiunque acquisti o noleggi qualcosa per il tuo progetto deve fornire questo numero. Non si tratta di un intralcio amministrativo, è una garanzia. Quando successivamente arriva una fattura per il catering o per l'attrezzatura di ripresa, viene immediatamente associata alla produzione corretta. Nessuna confusione, nessun costo perso. Soprattutto per le aziende più grandi, che gestiscono contemporaneamente più progetti, questo sistema è indispensabile. Il proprietario di una location sa immediatamente: numero di produzione 2847 — questo è il film per cui ho liberato il cortile, tra il 12 e il 18 marzo.
Sul set stesso, il numero si imprime nella memoria. Compare su ogni Call Sheet, sui cartelli delle location, sui contenitori con il materiale di scena. Il Set Decorator lo utilizza per l'inventario, il Production Manager per il monitoraggio dei costi per numero di produzione. Quando successivamente in Post-Produzione si tratta di assegnare il sound design e la color correction, anche questo viene fatturato per numero di produzione. Alcune case di produzione utilizzano un ulteriore Project Code System in parallelo — ad esempio per emittenti o distribuzione — ma il numero di produzione rimane l'interfaccia interna tra tutti i reparti.
L'errore più comune: assegnare i numeri di produzione troppo tardi o non utilizzarli in modo coerente. Questo porta a fatture non pagate, budget errati e un interminabile viavai con la contabilità. Sul set devi assicurarti che tutti — dalla troupe di ripresa al catering — conoscano e utilizzino il numero. Questo ti risparmierà giorni di lavoro amministrativo alla fine.