Document formel d'une société de production pour autoriser l'achat de biens ou de services auprès de fournisseurs – crée un contrat juridique avec spécification des articles, quantités, prix et conditions de livraison, essentiel pour le suivi budgétaire, la conformité comptable et le traitement des paiements des fournisseurs.
Qu'est-ce qu'un Purchase Order ?
Un Purchase Order (PO) est un document de commande formel qu'une société de production émet à un fournisseur. Il autorise l'achat de biens ou de services et crée un contrat légal entre les deux parties.
Principe de base
| Aspect | Description |
|---|---|
| Type | Document formel |
| Objectif | Autorisation d'achat |
| Légal | Contrat contraignant |
| Suivi | Contrôle budgétaire |
Contenu d'un PO
| Élément | Description |
|---|---|
| Numéro de PO | Identifiant unique |
| Fournisseur | Vendeur |
| Articles | Biens/Services |
| Montant | Coût |
Champs standards
| Champ | Information |
|---|---|
| Date | Date d'émission |
| Date de livraison | Quand c'est nécessaire |
| Adresse de livraison | Où |
| Conditions de paiement | Net 30, etc. |
Processus de PO
| Étape | Description |
|---|---|
| 1. Demande | Le département signale un besoin |
| 2. Approbation | L'UPM/Producteur approuve |
| 3. Émission | Le PO est créé |
| 4. Livraison | Biens/Services reçus |
| 5. Paiement | Après facture |
Hiérarchie d'approbation
| Montant | Approuvé par |
|---|---|
| < 500 € | Chef de département |
| 500 € - 5 000 € | UPM |
| > 5 000 € | Producteur |
| Important | Studio/Financier |
PO vs. Caisse de menue monnaie
| Aspect | PO | Caisse de menue monnaie |
|---|---|---|
| Montant | Plus grand | Petit |
| Formalité | Élevée | Faible |
| Suivi | Documenté | Reçus |
| Utilisation | Prévu | Ad hoc |
Catégories typiques de PO
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Équipement | Caméra, éclairage |
| Matériaux | Construction de décor, accessoires |
| Services | Restauration, transport |
| Locations | Véhicules, lieux |
Relation fournisseur
| Aspect | Signification |
|---|---|
| Contrat | Le PO est un contrat |
| Blocage du prix | Coûts fixes |
| Date de livraison | Obligatoire |
| Retour | Réglementé |
Intégration budgétaire
| Fonction | Description |
|---|---|
| Codes comptables | Affectation aux postes budgétaires |
| Coûts engagés | Réservés à l'avance |
| Coûts réels | Après livraison |
| Écart | Différences |
Flux de travail comptable
| Phase | Action |
|---|---|
| Engagement | PO créé |
| Réception | Livraison confirmée |
| Facture | Facture reçue |
| Paiement | Paiement effectué |
PO global
| Aspect | Description |
|---|---|
| Définition | Commande cadre |
| Utilisation | Achats récurrents |
| Limite | Montant maximum |
| Durée | Pour la durée de la production |
Ordres de modification
| Situation | Processus |
|---|---|
| Plus nécessaire | Modification |
| Moins | Réduction |
| Annulation | Annulation |
| Documentation | Toujours par écrit |
Outils logiciels
| Outil | Fonction |
|---|---|
| EP/PSL | Comptabilité de production |
| Vista | Paie et comptabilité fournisseurs |
| QuickBooks | Productions plus petites |
| Excel | Suivi de base |
Gestion documentaire
| Aspect | Bonne pratique |
|---|---|
| Numérotation | Séquentielle |
| Classement | Chronologique |
| Sauvegarde | Numérique + Papier |
| Archivage | Après la fin du tournage |
Aspects juridiques
| Élément | Importance |
|---|---|
| Signatures | Autorisé |
| Conditions | Clairement définies |
| Litige | Base pour la résolution |
| Audit | Traçable |
Erreurs fréquentes
| Erreur | Prévention |
|---|---|
| Pas de PO | Toujours avant l'achat |
| Montant incorrect | Vérifier attentivement |
| Codes manquants | Attribuer un compte |
| En retard | Avant la livraison |
Bonnes pratiques
| Pratique | Raison |
|---|---|
| Avant la commande | Autorisation |
| Détaillé | Clarté |
| Documenté | Piste d'audit |
| Communiqué | Tout le monde informé |
Aujourd'hui
Les Purchase Orders restent un outil fondamental de la comptabilité de production. Les systèmes numériques ont accéléré le processus, mais les principes de base – autorisation, documentation, contrôle budgétaire – sont restés essentiels. Un système de PO bien fonctionnel est la base du contrôle financier de toute production.