Coordonne l'organisation opérationnelle quotidienne du plateau en établissant les feuilles de service, rapports de production et listes de vérification d'équipement jusqu'à 500 postes.
Détails techniques
Le secrétaire de production établit quotidiennement des feuilles de service (Call Sheets) avec des horaires précis (généralement par tranches de 15 minutes) et tient à jour des rapports de production quotidiens (Daily Production Reports) enregistrant les temps de tournage, la consommation de matériel et la présence de l'équipe. Parmi ses documents standardisés figurent les autorisations de lieux (Location Releases), les feuilles de disponibilité des acteurs (Cast-Verfügbarkeitsbögen) et les listes de contrôle d'équipement (Equipment-Checklisten) pouvant comporter jusqu'à 500 articles. Pour les productions internationales, il coordonne en outre les demandes de visas, les permis de travail et les formalités douanières pour le transport du matériel. Le poste se subdivise en secrétaire de production, assistant secrétaire de production et, pour les grandes productions, secrétaire de localisation (Location Secretary) supplémentaire.
Histoire et développement
La fonction s'est établie dans les années 1930 à Hollywood, lorsque les productions de studio ont nécessité une logistique de plus en plus complexe. MGM a été le premier studio à introduire en 1934 des rapports de production standardisés qui sont encore utilisés sous une forme similaire aujourd'hui. En Allemagne, le poste ne s'est imposé que dans les années 1960 avec l'avènement du mouvement du cinéma d'auteur et des structures de production de plus en plus décentralisées. La numérisation depuis les années 2000 a élargi le champ des tâches avec la planification assistée par logiciel, utilisant des programmes tels que Movie Magic Scheduling et StudioBinder.
Utilisation pratique dans le cinéma
Dans "Das Boot" (1981), le secrétaire de production coordonnait quotidiennement l'équipe de 47 personnes dans les décors exigus du sous-marin grâce à des plans de mouvement minutieusement cadencés. Pendant les 254 jours de tournage de "Cloud Atlas" (2012), trois secrétaires de production ont synchronisé les tournages parallèles en Allemagne et en Espagne par des mises à jour de statut horaires. Le flux de travail comprend des briefings matinaux des départements à 6h00, une mise à jour continue des progrès du tournage et des rapports de fin de journée (Wrap-Reports) jusqu'à 22h00. Des défis surviennent lors de changements de plan dus à la météo ou de remplacements spontanés.
Comparaison et alternatives
Alors que le directeur de production (Production Manager) prend les décisions stratégiques, le secrétaire de production assure la coordination opérationnelle quotidienne. Le premier assistant réalisateur (Assistant Director) se concentre sur les déroulements sur le plateau, tandis que le secrétaire de production s'occupe de l'organisation inter-départementale. Pour les productions à petit budget inférieures à 500 000 euros, le deuxième assistant réalisateur (2nd Assistant Director) assume souvent cette fonction. Des alternatives modernes comme les logiciels de coordination de production (Production Coordinator Software) réduisent le besoin en personnel, mais nécessitent 2 à 3 semaines de formation et coûtent en moyenne 800 euros par mois et par production.