Notes prises par l'AD en lisant le scénario — effets, animaux, cascades, accessoires par scène. Socle du plan de production.
L'assistant réalisateur, lors de la première lecture du scénario, est assis avec un stylo et du papier — ou aujourd'hui, souvent avec un logiciel de breakdown — et note systématiquement ce dont chaque scène a besoin. Les notes de breakdown constituent le fondement artisanal de toute production. Elles ne se contentent pas de saisir ce qui se passe, mais ce qui doit être organisé : effets spéciaux, animaux, cascades, accessoires, véhicules, figurants, dépendances météorologiques, situations d'éclairage, changements de lieu, changements de costumes par personnage. À partir de ces notes naîtront plus tard le planning de production, les listes d'accessoires, la vue d'ensemble des effets visuels et le plan de tournage.
La pratique montre que travailler à la hâte ici coûte cher plus tard lors du tournage. Un assistant réalisateur qui, dans la scène 47, oublie que le personnage principal porte un chien, générera plus tard des problèmes de dressage d'animaux, d'assurance et de budget. Les notes de breakdown doivent être précises — pas romanesques, mais catégorisées. Catégories standard : Intérieur/Extérieur, Jour/Nuit, Acteurs (avec inscription dans la feuille de service), Effets spéciaux (feu, eau, explosions), Effets visuels (écran vert, éléments CGI), Cascades, Véhicules, Animaux, Accessoires (spéciaux vs. standard), Costumes/Changements, Maquillage (blessures, vieillissement, particularités), Notes de conception sonore (musique, bruits particuliers), Durée/Pages.
Sur le plateau lui-même, ces notes servent de référence à l'assistant réalisateur et à son équipe — qui doit être présent sur le plateau et quand, quel accessoire doit être clarifié à l'avance, quelle zone doit être dégagée pour les effets. Lors de la transition vers le repérage des lieux, les producteurs et les directeurs artistiques utilisent les notes de breakdown pour évaluer où le tournage peut avoir lieu et ce qui doit être organisé en fonction du lieu. En montage, elles aident le monteur à comprendre pourquoi certaines prises ont été coupées ou quels éléments de post-production étaient prévus.
Les productions travaillant numériquement utilisent aujourd'hui des outils comme StudioBinder ou FilmMagic, où les données de breakdown sont directement liées aux feuilles de service, au budget et au calendrier. Mais le principe reste le même : méticuleux, catégorisé, accessible à tous les départements. Un breakdown bien rempli est le moment où le producteur peut pour la première fois dire de manière réaliste combien coûte la production et combien de temps elle durera.